PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dewasa ini antara lain ditandai perubahan perilaku dalam pencarian informasi (information seeking) yang berdampak bagi lembaga-lembaga yang bergerak dalam bidang jasa informasi dan perpustakaan. Perpustakaan sebagai lembaga yang bertugas menyimpan, mengolah dan mendistribusikan informasi dituntut agar mampu memberdayakan pengetahuan dengan menggali potensi yang dimiliki perpustakaan.
Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen pengetahuan (knowledge management) terutama bagi lembaga dalam bidang pengelolaan informasi secara elektronis termasuk perpustakaan. Perpustakaan sebagai salah satu penyedia informasi (information provider) harus berjalan seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya. Bila dahulu fungsi perpustakaan lebih berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi sistem katalog kartu, maka kini dengan berkembangnya teknologi informasi perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik yang syarat dengan pengetahuan tak terstruktur.
Teknologi internet yang merupakan bagian integral dari kehidupan sehari-hari membuat pada perilaku masyarakat pencari informasi mengalami banyak perubahan. Sumber daya elektronik yang tersedia melalui internet menjadi sasaran pertama bagi para pencari informasi. Perpustakaan tradisional merupakan penyedia utama sumber daya informasi dihadapkan pada tantangan baru untuk menyediakan informasi yang relevan dan tepat waktu serta berasal dari banyak sumber.
Tulisan ini mencoba menggali kembali fenomena yang telah lama berkembang, yang sangat bersentuhan dengan informasi dan pengetahuan dewasa ini. Mengenai model pengelolaan informasi dan pengetahuan dalam mata kuliah Manajemen Informasi dan Pengetahuan.
MODEL PENGELOLAAN INFORMASI
DAN PENGETAHUAN
A. Jenis-Jenis Model
Sebelum menjelaskan jenis-jenis model terlebih dahulu harus dipahami terlebih dahulu pengertian dari model itu sendiri.
Menurut Raymond McLeod Jr. (1995), mengatakan bahwa model is an abstraction of something. It represents some object or activity, which is called an entity. Artinya, model adalah sebuah bentuk abstrak dari sesuatu dan menggambarkan beberapa objek atau kegiatan yang dinamakan sebuah entitas/kesatuan.[1]
Menurut Raymond, model dapat dipisahkan dalam beberapa bentuk, yaitu:
1. Model fisik (physical models)
Model ini merupakan gambara tiga dimensi dari kesatuan itu sendiri. Model fisik digunakan dalam dunia usaha/bisnis, termasuk model skala pusat perbelanjaan (shopping centers) dan bentuk dasar (prototype) kendaraan bermotor baru. Model fisik bermanfaat untuk tujuan, tetapi tidak dapat dipenuhi oleh hal nyata. Dari keempat jenis model yang ada, model fisik mungkin memiliki nilai yang kecil untuk manajer melihat sesuatu pada bentuk tiga dimensi dalam memahami atau menggunakannya dalam memecahkan masalah.
2. Model cerita (narrative models)
Merupakan jenis model yang para manajer gunakan sehari-hari dan jarang dikenal. Model ini menggambarkan kesatuannya sendiri dengan berbicara atau tertulis. Pendengar dan pembaca dapat mengerti kesatuan tersebut dari cerita. Semua komunikasi dalam usaha adalah model cerita yang membuat model cerita paling terkenal dari jenis model.
3. Model grafik (grafhic models)
Sebuah model grafik mewakili kesatuan dengan sebuah garis lambang atau bentuk-bentuk yang abstrak. Model grafik digunakan dalam usaha/bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.
4. Model matematika (mathematical models).
Model matematika merupakan model yang paling menarik saat ini adalah dalam pemodalan usaha bisnis. Rumus matematika apapun ataupun persamaannya merupakan model matematika.
Keuntungan terbesar dari model matematika ini adalah tingkat ketelitian dalam menggambarkan hubungan di antara bagian suatu objek. Matematika dapat menangani pengutaraan hubungan lebih dari dua ukuran model grafik atau tiga ukuran model fisik. [2]
B. Kegunaan Model Pengelolaan
1. Memudahkan Pengertian (Facilitate Understanding)
Model fisik dapat menampilkan segi minat/kepentingan, model cerita/lisan dapat diolah menjadi ringkasan, model grafik dapat menunjukkan hubungan utama, dan model matematika dapat berisi hanya unsur utamanya. Pada setiap kasus, sutu upaya dilakukan untuk menampilkan model dalam bentuk yang sederhana. Bila model sederhana ini sudah dipahami, mereka dapat berangsur-angsur membuat yang lebih rumit lagi untuk menampilkan kesatuan tersebut.
2. Memudahkan Komunikasi (Facilitate Communication)
Semua jenis model sebenarnya dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang memahami maksud bentuk, kata-kata, grafik, dan matematika dan semuanya itu tergantung pada kecakapan personil sistem informasi itu sendiri.
3. Meramal/memperkirakan Masa Depan (Predict the Futur)
Model dapat membantu manajer menggambarkan objek fisik dan proses bisnis karena hanya dengan data saja kadang-kadang tidaklah cukup.[3]
C. Model Sistem Umum
Jenis-jenis model :
1. Model Fisik; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Selain itu, ada jenis, model sistem umum yaitu:
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
2. Sistem Konseptual, Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi: Relevansi, Akurasi, ketepatan waktu dan Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual. “Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar:
1. Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3. Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.[4]
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
D. Ukuran-Ukuran Informasi
Menurut James A. O’brien, satu cara untuk menjawab pertanyaan penting adalah menguji ciri ata sifat khusus kualitas informasi. Informasi yang usang, tidak cermat, atau sulit dimengerti akan sangat tidak berarti, tidak berguna atau tidak berharga untuk anda dan pemakai akhir yang lainnya. Orang-orang ingin informasi yang berkualitas tinggi, yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat khsusu, dan berkualitas, yang membuatnya berharga untuk pemakai.[5]
Informasi memiliki tiga ukuran, yaitu waktu, isi dan bentuk yang sangat berguna sekali untuk dipikirkan.
James A. B’rien menjelaskan sifat-sifat penting informasi dan kelompoknya ke dalam tiga ukuran, yaitu:
| Ukuran Waktu (Time Dimension) | |
| Tepat waktu (timeliness) | Informasi harus tersedia ketika diperlukan. |
| Perputaran (currency) | Informasi harus terbaru (up-to-date) ketika disediakan. |
| Kecepatan (frequency) | Informasi harus disediakan secepat ketika diperlukan. |
| Tenggang waktu (time period) | Informasi dapat disediakan mengenai masa lalu, (past), kini (present), dan masa depan (future). |
| Ukuran Isi (Content Dimension) | |
| Ketelitian/ketepatan (accuracy) | Informasi harus bebas dari kesalahan. |
| Keterkaitan (relevance) | Informasi harus terkait dengan keperluan informasi penerima untuk situasi yang khusus. |
| Kelengkapan/kesempurnaan (completeness) | Seluruh informasi yang diperlukan harus tersedia. |
| Ringkasan yang padat (conciseness) | Hanya informasi yang diperlukan yang disediakan. |
| Jangkauan (scope) | Informasi dapat memiliki cakupan/jangkauan yang luas atau sempit. |
| Tampilan (performance) | Informasi dapat menampakkan penampilan dengan mengukur kegiatan yang telah selesai, kemajuan yang dibuat, atau sumber daya-sumber daya yang dikumpulkan. |
| Ukuran Bentuk (Form Dimension) | |
| Jelas (clarity) | Informasi harus disediakan dalam bentuk mudah dimengerti. |
| Terinci (detail) | Informasi dapat disediakan dalam bentuk rincian (detail) atau ringkasan (summary). |
| Urutan (order) | Informasi dapat diatur dalam rentetan/rangkaian dari sebelumnya (sequence). |
| Penyajian (presentation) | Informasi dapat disajikan dalam bentuk cerita (narrative), angka (numeric), grafik (graphic) atau bentuk lainnya. |
| Alat/media (media) | Informasi dapat disediakan dalam bentuk kertas cetakan, tampilan layar atau alat/media lainnya.[6] |
KESIMPULAN
Model is an abstraction of something. It represents some object or activity, which is called an entity. Artinya, model adalah sebuah bentuk abstrak dari sesuatu dan menggambarkan beberapa objek atau kegiatan yang dinamakan sebuah entitas/kesatuan. Kegunaan model adalah mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana, mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain dan memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Satu cara untuk menjawab pertanyaan penting adalah menguji ciri ata sifat khusus kualitas informasi. Informasi yang usang, tidak cermat, atau sulit dimengerti akan sangat tidak berarti, tidak berguna atau tidak berharga untuk anda dan pemakai akhir yang lainnya. Orang-orang ingin informasi yang berkualitas tinggi, yaitu hasil informasi yang berciri, bersifat khsusu, dan berkualitas, yang membuatnya berharga untuk pemakai. Informasi memiliki tiga ukuran, yaitu waktu, isi dan bentuk yang sangat berguna sekali untuk dipikirkan
DAFTAR PUSTAKA
Bambang Setiarso, (2010), Jurnal: Pengelolaan Pengetahuan (Knowledge-Management) Dan Modal Intelektual (Intellectual Capital) Untuk Pemberdayaan Ukm, Jakarta: Bidang Pengembangan Sistem Dokinfo- Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah, Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Chr, Jimmy L. Gaol, (T.Th), Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, Jakarta: RajaGrafindo Persada.
http://ochiyosi.blogspot.com/2010/10/model-sistem-umum-perusahaan.html, diakses tanggal 20 Mei 2011.
Pendit, Putu Laxman, Manajemen Pengetahuan dan Kompetensi Profesional Informasi. Disampaikan dalam Seminar IMPI, Bank Indonesia Jakarta, 10 Nopember 20011.
santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../bab2modelumum.doc elearning.gunadarma.ac.id/.../sisteminformasimanajemen/bab3_model_sistem_umum_ perusahaan.pdf, diakses tanggal 14 Mei 2011.
Setiarso,Bambang, Jusni Djatin dan Nazir Harjanto, (2006), Strategi Peningkatan Daya Saing, Infrastruktur Iptek Rekayasa dan Produksi menghadapi persaingan Global: “Knowledge
Management pada Industri Makanan”. Riset Kompetitif Pengembangan Iptek, Sub Program“ Otonomi Daerah, Konflik dan Daya Saing”, Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
Management pada Industri Makanan”. Riset Kompetitif Pengembangan Iptek, Sub Program“ Otonomi Daerah, Konflik dan Daya Saing”, Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia.
 |
[1]Chr, Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen Pemahaman dan Aplikasi, (Jakarta: RajaGrafindo Persada, T.Th), hal. 101.
[2]http://ochiyosi.blogspot.com/2010/10/model-sistem-umum-perusahaan.html, diakses tanggal 20 Mei 2011.
[3]santiw.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../bab2modelumum.doc
elearning.gunadarma.ac.id/.../sisteminformasimanajemen/bab3_model_sistem_umum_ perusahaan.pdf, diakses tanggal 14 Mei 2011.
[4]Setiarso,Bambang, Jusni Djatin dan Nazir Harjanto, Strategi Peningkatan Daya Saing, Infrastruktur Iptek Rekayasa dan Produksi menghadapi persaingan Global: “Knowledge
Management pada Industri Makanan”. Riset Kompetitif Pengembangan Iptek, Sub Program “
Otonomi Daerah, Konflik dan Daya Saing”.( Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, 2006), hal. 60.
Management pada Industri Makanan”. Riset Kompetitif Pengembangan Iptek, Sub Program “
Otonomi Daerah, Konflik dan Daya Saing”.( Jakarta: Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, 2006), hal. 60.
[5]Pendit, Putu Laxman, Manajemen Pengetahuan dan Kompetensi Profesional Informasi. Disampaikan dalam Seminar IMPI, Bank Indonesia Jakarta, 10 Nopember 2001.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar